Digitalisasi kini membuat semua hal beralih dari yang tadinya bersifat analog atau fisik menjadi sebuah data berbentuk digital. Scanner dokumen menjadi solusi yang cocok untuk menyeimbangi era digitalisasi tersebut. Scanner berfungsi menyalin berkas dan menyimpannya dalam bentuk digital pada laptop atau smartphone. Sehingga bisa juga meminimalisir potensi kerusakan atau hilangnya berkas-berkas yang ada.
Pada kesempatan kali ini, tim Indotrading news akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu scanner dokumen, fungsi dan kegunaannya, jenis-jenisnya, bagaimana cara memilihnya.
Namun sebelum itu, jika Anda membutuhkan scanner dokumen, Anda bisa mendapatkannya di Indotrading, dengan supplier yang ada dari seluruh Indonesia.
Pengertian Scanner Dokumen
Scanner dokumen adalah sebuah alat yang berfungsi untuk menyalin dokumen berbentuk fisik atau hard copy, menjadi dokumen berbentuk digital melalui proses scan. Dokumen akan dideteksi oleh sensor mesin scan, kemudian data akan dikonversi menjadi data berbentuk digital berupa file seperti JPEG atau PDF.
Alat ini juga bukan hanya untuk pemakaian pribadi, tetapi bisa dimanfaatkan untuk keperluan kantor atau perusahaan Anda. Selain itu, alat ini juga bisa dimanfaatkan untuk berbisnis seperti yang sering dijumpai di tempat-tempat seperti tempat fotocopy atau digital printing.
Selain untuk menyalin berkas, scanner juga memiliki fungsi lain yaitu sebagai berikut:
- Dokumentasi: alat ini berfungsi untuk mendokumentasikan dokumen yang penting ke dalam bentuk digital
- Pengelolaan berkas: dokumen fisik berbentuk lembaran memerlukan waktu pengelolaan yang cukup lama dan susah, terlebih jika dokumennya dalam jumlah yang banyak. Scanner dokumen akan membantu Anda dalam mengelola dan membuat kategori dokumen dalam satu file sehingga dokumen siap digunakan kapan saja.
- Mengamankan berkas: berkas fisik memiliki kemungkinan rusak, sobek, atau terkena air. Dengan melakukan proses scan ke bentuk digital, berkas juga bisa jauh menjadi lebih aman.
Baca Juga: Cari Tau Barcode Scanner untuk Usaha Anda dan Rekomendasi Lengkapnya Disini!
Jenis-Jenis Scanner
Mesin pemindai dokumen ini memiliki beberapa jenis dan bentuk. Jenis scanner ini bisa dibedakan berdasarkan objek apa yang akan discan.
1. Scanner Drum
Alat pemindai ini berbentuk seperti tabung yang mampu menyalin dokumen dengan resolusi tinggi dan detail sampai 2000 piksel. Kelebihan dari scanner drum ini adalah mampu menyalin dokumen dari kertas yang ukurannya cukup lebar.
2. Scanner Flatbed
Selanjutnya, scanner flatbed merupakan yang paling sering dijumpai di kantor-kantor atau tempat semacam digital printing. Alasan alat ini banyak digunakan adalah karena sesuai dengan ukuran kertas yang akan digunakan seperti legal, A3, letter, dan ukuran kertas yang lain.
3. Film Scanner
Jenis alat ini menggunakan teknologi Bernama film negatif. Fungsinya adalah untuk menyalin dokumen dalam bentuk film negatif sehingga tidak cocok untuk dokumen dengan bentuk lain. Film dokumen ini termasuk scanner dengan harga yang cukup mahal dan sulit ditemui.
4. Hand Scanner
Bentuk dari hand scanner ini cukup minimalis. Kegunaannya adalah untuk memindai barang bawaan, isi dokumen, atau scan barcode. Alat ini biasanya digunakan sebagai alat pengamanan.
5. Roller Scanner
Kegunaan roller scanner hampir mirip dengan scanner flatbed yaitu untuk menyalin objek yang ada. Cara kerja dari alat ini hampir sama dengan printer. Jenis dari alat ini pun beragam. Ada roller scanner ADF (Automatic Document Feeder) untuk pemindaian dalam jumlah banyak. Ada juga Sheet Feed (scanner portable) dengan fungsi yang sama seperti ADF.
Tips memilih dokumen scanner
Agar sesuai dengan tujuan pemakaiannya, berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan saat akan membeli scanner dokumen:
1. Cari Tau Resolusi Pemindaiannya
Dalam memilih dokumen scanner, penting untuk mengetahui resolusi dokumen agar hasil scannya memiliki kualitas yang baik. Umumnya, resolusi dokumen yang ingin dicetak 200 dpi.
2. Perhatikan jenis kertas
Scanner biasanya memindai kertas berukuran A4. Jika dokumen Anda lebih besar dari ukuran tersebut, maka pilihlah scanner dengan tipe carrier sheet atau overhead. Carilah produk scanner sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Perhatikan kecepatan pemindaian
Penting juga untuk memperhatikan kecepatan pemindaian dari scanner. Untuk mengukur kecepatan pemindaian sendiri biasanya perlu melihat standarnya. Kebanyakan kecepatan pemindaian dokumen dengan standar ukuran A4 berwarna dengan resolusi 200 dpi.
4. Periksa fungsi tambahan dari scanner
Beberapa scanner juga dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan penggunaan scanner. Misalnya fitur koreksi otomatis, sehingga bisa memperbaiki posisi dokumen yang kurang lurus. Ada juga fitur format dokumen, yang mana akan mempermudah proses data hasil pemindaian tersebut seperti misalkan format PDF, JPEG, atau Word.
Selain itu, ada juga beberapa scanner yang bisa terkoneksi dengan Wi-Fi dan Bluetooth. Pilihlah scanner yang sesuai dengan fitur tersebut untuk memudahkan proses scan berkas Anda.
Itulah pembahasan mengenai scanner dokumen mulai dari pengertian, fungsi, jenis, dan cara memilihnya. Scanner juga bisa menjadi solusi dalam menyalin dan menyimpan berkas-berkas penting dalam bentuk digital.
Anda juga bisa menemukan berbagai jenis scanner dokumen berkualitas terbaik di Indotrading, dengan supplier dari seluruh Indonesia.
Baca Juga: Rekomendasi Mesin Penghancur Kertas Terbaik untuk Menghancurkan Kertas Tidak Terpakai
