Pernah merasa budget bisnis habis begitu saja tanpa tahu ke mana larinya? Atau bisnismu sering mengalami lonjakan biaya tanpa bisa dikontrol? Nah, di sinilah peran expense tracker sangat membantu untuk mencatat dan mengatur setiap pengeluaran agar lebih tertata.
Sebagai pelaku usaha, expense tracker sangat penting dalam pencatatan keuangan. Setiap transaksi bisa dicatat secara otomatis, sehingga laporan keuangan menjadi lebih akurat dan transparan. Dengan begitu, setiap biaya dapat dikendalikan dengan lebih baik.
Nah, tertarik mengenal lebih jauh tentang expense tracker? Yuk, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa Itu Expense Tracker?
Expense tracker adalah alat atau aplikasi yang dirancang untuk mencatat dan mengelola pengeluaran dalam sebuah bisnis. Dengan bantuan aplikasi ini, kamu bisa memantau arus kas secara detail, mulai dari pemasukan dan pengeluaran hingga posisi saldo terakhir.
Dibandingkan dengan pencatatan manual yang cenderung memakan waktu dan rawan kesalahan, expense tracker menyediakan pencatatan otomatis yang terintegrasi langsung dengan rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi bisnis.
Bahkan, beberapa aplikasi dilengkapi fitur analisis keuangan, yang bisa membantumu mengenali pola pengeluaran serta menyusun strategi pengelolaan dana yang lebih optimal ke depannya.
Nah, jika kamu mencari aplikasi seperti di atas, kamu bisa coba expense tracker dari Paper.id! Kamu bisa mencatat setiap pengeluaran secara otomatis, menambahkan bukti transaksi, serta mengontrol cash flow bisnis dalam satu dashboard.
Menariknya, semuanya sudah terhubung dengan sistem invoicing dan pembayaran bisnis, jadi kamu tidak perlu repot pindah-pindah platform.
Yuk, kelola pengeluaran bisnismu dengan lebih cerdas dan efisien dengan Paper.id sekarang dengan cara klik di sini!
Cara Kerja Expense Tracker
Expense tracker bekerja dengan beberapa langkah utama:
1. Input data transaksi
Langkah pertama adalah memasukkan data transaksi. Ini bisa dilakukan secara manual, seperti lewat spreadsheet, atau secara otomatis melalui integrasi dengan rekening bank dan kartu kredit.
Contohnya, ketika kamu membeli stok barang senilai Rp5 juta, transaksi tersebut langsung tercatat tanpa perlu dicatat ulang.
2. Klasifikasi pengeluaran
Setiap transaksi yang tercatat akan dikategorikan berdasarkan jenis pengeluarannya, misalnya biaya operasional, pemasaran, transportasi, modal, hingga pajak.
Sebagai contoh, pembayaran gaji masuk ke biaya operasional, sedangkan belanja iklan digital masuk ke pos pemasaran.
3. Perbandingan dengan anggaran
Selain mencatat transaksi, expense tracker juga memungkinkan kamu membandingkannya dengan anggaran yang sudah ditetapkan.
Misalnya, jika kamu mengalokasikan Rp10 juta per bulan untuk pemasaran, aplikasi akan memberi notifikasi jika pengeluaran mendekati atau melampaui batas tersebut.
4. Analisis keuangan
Aplikasi ini juga menyajikan laporan keuangan seperti arus kas, laba rugi, dan total biaya operasional.
Sebagai ilustrasi, jika pengeluaran transportasi meningkat dalam tiga bulan terakhir, bisnis bisa mempertimbangkan opsi pengiriman yang lebih hemat.
5. Optimalisasi pengeluaran
Dengan data yang tersedia, kamu bisa mengidentifikasi pos pengeluaran yang perlu dikurangi atau ditingkatkan efisiensinya.
Contohnya, jika biaya langganan software yang jarang digunakan tergolong besar, perusahaan bisa mempertimbangkan mengganti layanan atau menghentikan langganan tersebut.
4 Manfaat Utama Menggunakan Expense Tracker
Jika bisnismu menggunakan expense tracker, berikut manfaat yang akan kamu nikmati:
1. Pengelolaan keuangan lebih akurat
Dengan pencatatan otomatis, risiko salah input yang sering terjadi saat pencatatan manual bisa dikurang. Ini sangat penting terutama jika bisnismu memiliki ratusan transaksi per bulan—kesalahan kecil pun bisa menyebabkan perhitungan yang meleset.
2. Menghemat waktu dan biaya
Digitalisasi pencatatan membuatmu tak perlu lagi mencatat transaksi manual berjam-jam. Proses yang otomatis juga mengurangi kebutuhan akan tenaga tambahan, yang berarti biaya operasional pun lebih efisien.
3. Anggaran lebih terkontrol
Expense tracker membantumu menjaga pengeluaran tetap dalam batas anggaran. Fitur seperti pengingat saat anggaran hampir habis membantu mencegah munculnya biaya tak terduga yang bisa mengganggu keuangan.
4. Pengambilan keputusan lebih tepat
Dengan akses data real-time, kamu bisa mengambil keputusan berdasarkan data yang nyata, bukan sekadar perkiraan.
Misalnya, jika data menunjukkan bahwa digital marketing menghasilkan penjualan lebih tinggi dibanding metode konvensional, maka anggaran bisa dialihkan ke strategi tersebut.
Tips Memilih Aplikasi Expense Tracker Terbaik
Agar tidak salah dalam memilih aplikasi expense tracker terbaik, berikut poin-poin yang harus kamu cari dari aplikasi tersebut:
1. Terintegrasi dengan sistem keuangan
Pilih aplikasi yang mendukung integrasi dengan rekening bank, kartu kredit, dan sistem pembayaran digital agar transaksi bisa tercatat otomatis, sehingga membantu menghemat waktu dan menekan risiko pencatatan yang keliru.
2. Kemudahan pencatatan dan pelacakan
Pilih aplikasi yang praktis digunakan untuk mencatat transaksi, sekaligus bisa mengelompokkan pengeluaran berdasarkan kategori.
Contohnya, aplikasi yang bisa menarik data pengeluaran langsung dari invoice digital akan membuat catatan keuangan lebih tertib.
3. Fitur rekonsiliasi otomatis
Beberapa aplikasi menyediakan fitur rekonsiliasi otomatis yang bisa mencocokkan transaksi keluar-masuk dengan invoice atau laporan keuangan bisnis. Ini penting untuk memastikan seluruh transaksi tercatat dan tidak ada yang terlewat.
4. Mendukung berbagai metode pembayaran
Pastikan aplikasi mendukung banyak metode transaksi seperti transfer bank, e-wallet, QRIS, virtual account, hingga kartu kredit. Dengan begitu, semua pengeluaran tetap tercatat rapi meski menggunakan metode pembayaran yang berbeda-beda.
5. Cocok untuk semua skala bisnis
Pilih aplikasi yang sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnismu. Ada aplikasi yang cocok untuk UMKM atau pemula yang baru beralih dari pencatatan manual, hingga yang didesain untuk bisnis besar dengan transaksi kompleks.
Baca Juga: Digitalisasi B2B: Cara Pelaku Usaha Bertahan dan Tumbuh di Era Ketidakpastian Ekonomi
Itulah penjelasan lengkap mengenai expense tracker. Dengan menggunakan alat ini, kamu bisa mencatat pengeluaran secara otomatis, menganalisis arus kas, dan mengoptimalkan anggaran agar lebih efisien.
Tanpa perlu repot mencatat manual, digitalisasi pengelolaan keuangan melalui expense tracker bukan hanya soal menghemat waktu, tapi juga untuk meningkatkan ketepatan dalam pengambilan keputusan bisnis.
Dengan data digital yang terekam rapi, kamu bisa dengan mudah meninjau histori transaksi, menganalisis pola pengeluaran, hingga membuat perencanaan keuangan jangka panjang yang lebih baik.
Untuk itu, pastikan kamu memilih aplikasi yang mampu mencatat dengan akurat dan terintegrasi dengan berbagai sistem pembayaran.
Ingin pengelolaan keuangan bisnis yang lebih praktis dan efisien? Saatnya gunakan solusi expense tracker yang tepat dan mulai kelola pengeluaran bisnismu dengan lebih cerdas!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Indotrading
